Moduł Dokumentacja

W firmie produkcyjnej najważniejszymi dokumentami, poza specyfikacjami technicznymi i rysunkami, są rzecz jasna wszelkiego rodzaju standardy pracy pod postacią procedur, a przede wszystkim instrukcji pracy. O ile rysunki techniczne prowadzone są najczęściej w systemach dedykowanych, to szeroko rozumiana dokumentacja procesowa trafia najczęściej na dyski sieciowe w firmie. Biorąc pod uwagę, że przeciętny smiertelnik ma zwykle problem odnalezienia potrzebnego dokumentu, który sam utworzył i zapisał na własnym komputerze, o tyle prawdziwą łamigłówką staje się odnalezienie czegoś na dysku sieciowym, którym zarządza 30 osób jednocześnie (przedstawiciele działu jakości, logistyki, inżynieringu, project managerowie itd.).
 
Gdy szczęśliwemu znalazcy uda się odnaleźć dokument, to najczęściej okazuje się, że na dysku znajdują się jego 4 wersje. Pozostaje już "tylko" sprawdzić, po dacie aktualizacji, która jest najbardziej aktualna i teoretycznie możemy pracować. Teoretycznie, ponieważ zwykle nie mamy żadnej pewności, czy dokument zgodnie z wymaganiami Klienta, IATF czy ISO 9001 został sprawdzony i zatwierdzony przez kompetentne osoby. Niektóre firmy przechowują wprawdzie informacje w mailach, że dany dokument przeszedł odpowiednią scieżkę autoryzacji, jednak informacja ta jest zwykle niedostępne dla osoby, która chciałaby mieć pewność, że sięga po najbardziej aktualną i oficjalną wersję dokumentu.
 
Perełką natomiast są zatwierdzenia zbierane w formie papierowej, gdzie "przyłapany" na korytarzu zatwierdzający - "na kolanie" - zwalnia dokument, praktycznie bez możliwości zapoznania się z nim. Gdy firma jest porządna, a osoby odpowiedzialne zapoznają się z dokumentami przed ich podpisaniem, to najczęściej wpadamy w inną pułapkę tzw. "zaginionych dokumentów". Autor dokumentu siedzi i zastanawia się na czyim biurku leży jego zakurzone dzieło.
 
Powyższa historia nie jest drwiną ani karykaturą, bo tego typu systemy zarządzania dokumentacją miały prawo bytu w czasach gdy Klient był jeden, a produkt miał 1 wariację. Obecnie gdy firmy z reguły realizują wiele projektów jednocześnie, a poziom personalizacji wyrobów sprawia że w produkcji mamy X modeli, zmiany inżynieryjne następują z dnia na dzień. Liczba i zmiany w dokumentacji w tak zarządzanym systemie stają się niemożliwe do uporządkowania. Powoduje to, że proces zarządzania wersjami papierowymi na produkcji staje się coraz bardziej zawodny i uciążliwy dla organizacji, wymuszając na firmach powolną zmianę, zmierzającą do udostępniania dokumentów pracownikom produkcji w wersji elektronicznej.
 

Tworząc moduł zarządzania dokumentacją założyliśmy że:

  • dokumentów mogą być tysiące, a system musi zapewnić ich bezproblemową i szybką identyfikację
  • z racji na dużą liczbę pracowników emitujących dokumenty, system musi narzucać pewne standardy, co zapewniane jest odpowiednią konfiguracją uprawnień i dostępów
  • zatwierdzenia dokumentów muszą odbywać się elektronicznie, z uwzględnieniem odpowienich powiadomień mailowych, tak aby zatwierdzający miał szansę zapoznać się z dokumentem, a zainteresowany jego wydaniem wiedział gdzie jego dokument się znajduje. Dodatkowo pamiętając o różnych obciążeniach w zakładzie, zatwierdzenia powinny odbywać się zarówno szeregowo, równolegle jak i w sposób mieszany
  • kluczowe jest zidentyfikowanie typów dokumentów tak, żeby proces ich tworzenia był adekwatny do ich rangi
  • system przede wszystkim powinien udostępniać jedynie aktualną wersję dokumentu, co osiągnęliśmy poprzez mechanizm, który automatycznie archiwizuje niektualne wydania dokumentów
  • w celu zapewnienia odpowiedniej komunikacji zmian system zapewnia możliwość powiadomiania pracowników, a nawet zbierania od nich elektroniczncyh potwierdzeń, o tym że zapoznali się z nowo wydanym dokumentem. To drugie przydaje się szczególnie w przypadku dokumentacji związanej z bezpieczeństwem i higieną pracy
  • wiele dokumentów wymaga cyklicznych przeglądów. System umozliwia ich zlecanie w dowolnej cyklice (co rok, co trzy lata itd.)
  • login operatora - który umożliwia pracownikowi produkcji w dwóch kliknięciach odnaleźć tylko te dokumenty, które dotyczą operacji, projektu czy maszyny na której operator pracuje