Moduł Wdrożenia zmian

W ostatnich latach każdy producent spotyka się z rosnącą liczbą zmian w produkowanych wyrobach. Jest to spowodowane przede wszystkim chęcią optymalizacji kosztów ze strony zamawiających. Każda zmiana konstrukcyjna, technologiczna czy inżynieryjna pociąga za sobą dziesiątki akcji, które powinny zostać zrealizowane w różnych obszarach firmy. Mowa tu przede wszystkim o inżynieringu, logistyce, zakupach, jakości czy produkcji.  Najnowsze wydania norm ISO 9001 czy IATF nie pozostawiają wątpliwości, że prawidłowe zarządzanie procesem wdrażania zmian jest bardzo ważnym komponentem sukcesu organizacji. W firmach, w zależności od poziomu rozwoju organizacji, spotyka się najczęściej dwa podejścia do omawianego wyżej zagadnienia. W mniej rozwiniętych przedsiębiorstwach cały proces bazuje na komunikacji podczas spotkań. W tych, które uświadomiły już sobie czym skutkuje źle zarządzany proces (reklamacjami czy statusami specjalnymi jak ma to miejsce w branży automotive) stara się porządkować proces poprzez wprowadzenie druku wdrożenia zmiany, zawierającego listę potencjalnych akcji. Tak utrzymywane procesy oznaczają ogromny nakład pracy pracownika odpowiedzialnego za nadzór nad wdrażanymi zmianami w firmie (ponaglenia innych osób, zbieranie podpisów itp.) albo pozorny nadzór nad procesem - druk "jest", "jakieś podpisy są" ale tak naprawdę polegamy na tym, że ludzie "będą pamiętać", "zrobią" itd. Te firmy, które zdają sobie sprawę jak kosztowny okazuje się być brak nadzoru nad tym procesem zwiększają częstotliwość spotkań i narad aby w ostateczności dojść do wniosku, że niezbędne jest zastosowanie narzędzia informatycznego - dającego informację w czasie rzeczywistym na temat wdrażanych zmian. Ci ostatni, wdrażają dedykowane rozwiązania takie jak nasze.

Potrzeba utworzenia narzędzia do nadzoru nad wdrażaniem zmian powstała w naszej firmie kilka lat temu i była wynikiem bezpośrednich zapytań od istniejących Klientów.  Wspólnie z kilkoma największymi producentami różnego rodzaju wyrobów, utworzyliśmy zespoły robocze składające się z pracowników działów inżynieringu, projekt managerów, logistyki, jakości oraz produkcji. W takich zespołach stworzyliśmy specyfikację narzędzia, które dzisiaj wdrażamy w firmach w Polsce i na całym Świecie.

Główne korzyści z wdrożenia modułu to przede wszystkim:

  • jeden rejestr wszystkich wdrażanych projektów
  • zestandaryzowany proces, obejmujący konieczność przejścia przez szereg predefiniowanych kroków, z możliwością podejmowania indywidualnych decyzji w odniesieniu do potrzeby lub jej braku dla każdej z akcji
  • możliwość szybkiego podglądu statusu wszystkich realizowanych akcji w ramach każdej wdrażanej zmiany
  • każdy pracownik, który otrzymuje zadanie powiązane z projektem uruchomienia zmiany, jest informowany mailowo i uzyskuje dostęp do wszelkiej dokumentacji (np. rysunkowej) opisującej wdrażaną zmianę, ponadto może w każdej chwili sprawdzić status akcji pozostałych działów zaangażowanych w projekt
  • osoby odpowiedzialne za akcje mogą dołączać dowody na to, że ich działanie zostało rzeczywiście wdrożone
  • możliwość śledzenia terminowości projektu na tzw. wykresie Gantta